＜新社会人・新入社員の皆さんへ＞

清々しい5月です。

「さわやか」は秋の季語で、初夏である5月は「清々しい」が季語だと、ご存知でしたでしょうか？私は最近知りました。

5月は過ごしやすい季節である一方、5月病と言って、なんとなく体調が悪い、やる気が出ないなど心身に不調があらわれる状況が起こりやすい季節です。

特に新社会人は大きな環境変化の中で大変な毎日だと思います。

5月ごろになると、少しずつ任される仕事も増えてきて、仕事の優先順位や時間管理で悩む人も多いかと思います。

そこで今回のブログでは、新社会人や新入社員の方に向けて、私のお勧めの仕事の仕方をご案内します。

 

＜仕事の優先順位＞

・5分で済む用事は今スグする。

・15分内で済む用事は本日中に片付ける。

まずはコレです。

なぜならタスクを抱えすぎると人の脳はパニックになるので、すぐに済むものはサッサと終わらせて、抱えているタスクの数を減らした方が良いです。

すぐに終わる簡単なタスクでも終わらせれば達成感はそれなりにあるので、自転車の助走と同じで、次の仕事に勢いがつきます。

私はタスク1つにつき、1枚の付箋を使って、それを手帳に貼付けてTo Do リストを作っています。タスクを完了させると、せっせっと剥がしていきます。剥がす時は爽快です。

私はアナログ人間なので、手帖を使用していますが、スマホのアプリだと期限に合わせて通知が設定できるなど便利ですから、そういうデジタルツールを職場でも、どんどん積極的に使っていったら良いと思います。

 

締め切りが定められている仕事は、その期限までにまだ余裕があっても、もう先にやってしまいます。

提出期限が何日から何日までと定められているような場合（官公庁の書類などが多い）、私は受付１日目で出すようにしています。

すると受付で、間違いや改善点を教えてもらったり、別のアイディアを提案してもらったり、ブラッシュアップする時間がたっぷりあるのです。実際に何度もそのような事がありました。

期限ギリギリの火事場のクソ力でやる人も多いでしょうが、精神衛生上良くないし、間違いがあった場合は期限に間に合わなくなりますし、ブラッシュアップする機会を失います。

締め切りに対する姿勢というのは、その人の癖というかパターン化しやすいのです。ギリギリに提出する人は毎回毎回そんな風です。癖は一度付くと、直すのは難しいです。

ですから新人の方は、ギリギリに提出する癖が付いてしまわないように、受付1日目で出す心意気で向かってみてください。それを習慣化しましょう。

 

また上司や先輩から頼まれた仕事を完璧にしようとし過ぎて、１つの仕事に時間がかかりすぎるのは良くないです。

仕事の内容にもよりますが、とくに新人の場合は特別重要なことを任されることも少ないはずですから、95点を100点に近づけるために何時間も費やすよりかは、早く終了して、その浮いた数時間は別の仕事に充てた方が良いかと思います。

新人のうちは特に、色々なことを数多く経験することが何よりも大切です。

あれこれ仕事をしているうちに、会社全体での仕事の大きな流れや、その会社の方針みたいなものが見えて来るかと思います。

上司と新人とで、持って生まれた能力の開きが何倍もあるわけではないです。

何が大きく違うかと言うと、それは「経験値」です。

色んなことを何度も何度も経験して行くうちに、人は上手く対処できるようになって行きます。よく言われているセリフですが、「経験が1番大事。経験が人を成長させる」は真理です。

その前提で考えると、仕事が遅いと、「彼・彼女に頼んでも時間がかかるから、自分でやってしまおう」または「別の人に頼もう」となり、経験値を上げる機会の損失になります。

つまり仕事が遅いと成長も遅くなるということです。

 

＜時間管理のマトリクス＞

有名なフレームワークですが、仕事の優先順位は主に以下の４つに分けられます。

 

１，重要度が高い×緊急度も高いタスク

　（締切が近い仕事・クレーム・重要設備の故障・重要なトラブルなど）

２，重要度が高い×緊急度は低いタスク

　（顧客満足度や品質改善、社内のシステム作り、新商品・新規事業についての計画など）

３，重要度が低い×緊急度は高いタスク

　（重要度の低い打合せ、重要度の低い差し迫った問題、突然の来客など、見込みの薄い営業）

４，重要度が低い×緊急度も低いタスク

　（世間話・何もしない待ち時間、何もしない移動時間など）

 

経営者である私の日々の仕事は、１（重要度が高い×緊急度も高い）のタスクと･･･

３（重要度が低い×緊急度は高い）のタスクは、社員の皆さんにふることが多いです。

そのお陰で私が最も多く時間を費やしているのは、実は２（重要度が高い×緊急度は低い）のタスクです。

顧客満足度を上げることや、社内のシステム作り、新商品・新規事業・新規顧客の開拓についてなど、未来に向けてのことを考える仕事です。

日々の緊急な仕事で「未来の創造」が欠けてしまうと、会社は将来低迷してしまいます。経営者やリーダーが、２（重要度が高い×緊急度は低い）に時間を費やせる環境が、会社として理想的な形だと思います。

そのためには、まずは３（重要度が低い×緊急度は高い）を安心して任せられる部下が必要です。これは新入社員の頑張りどころかと思います。そこで上司から信頼を得ると、１や２を一緒にやってくれるメンバーだと認識されます。

いきなり何もかも上手くやろうと思っても無茶ですから、新入社員の方は、まず３（重要度が低い×緊急度は高い）を自分の領域だと意識して行動してみると良いかと思います。

 

今回のブログが新社会人や新入社員の一助になれば幸いに思います。